EL ANÁLISIS DOCUMENTAL
[1]
1. Resumen
2. Análisis
Documental
3. Fases del
Análisis Documental
4. Recuperación
de Información
5. Bibliografía
Las experiencias
del trabajo institucional o corporativo fundamentan la importancia del procesamiento técnico de la
información para garantizar
el funcionamiento los sistemas, servicios y procesos de
organización, explotación y recuperación de información, ya que éstos se
encuentran indisolublemente ligados.
La presentación
de la información bajo un formato normalizado, el análisis de contenidos
sobre técnicas estandarizadas internacionalmente, los sistemas de
clasificación acordes con las necesidades de los usuarios que van a hacer uso
de la información ya procesada, son responsabilidades profesionales de los
analistas o especialistas de información.
Estas
actividades tradicionales en la actividad de las bibliotecas se han enriquecido
con el desarrollo de la tecnología y han sufrido cambios, pero
la esencia sigue siendo la misma: la catalogación, la clasificación, los
encabezamientos de materia, los descriptores, el análisis y resumen de
contenidos, el conocimiento del usuario y sus necesidades, siguen siendo
las tareas fundamentales para lograr el funcionamiento de los servicios de
información y la confección de productos informativos que satisfagan las
necesidades de los usuarios que son cada vez más numerosos, junto al incremento
significativo del volumen de información que puebla el ciberespacio.
2. Análisis
Documental
Es la operación
consistente en seleccionar las ideas informativamente relevantes de un
documento, a fin de expresar su contenido sin ambigüedades para recuperar la
información en él contenida.
Esta
representación puede ser utilizada para identificar el documento, para procurar
los puntos de acceso en la búsqueda de documentos, para indicar su contenido o
para servir de sustituto del documento. El análisis puede tomar la forma de un
sumario, un resumen, un índice alfabético de materias o códigos sistemáticos,
etcétera.
El análisis
documental cubre técnicas tradicionales de bibliotecas, tales como
catalogación, indización, clasificación y resumen, además de técnicas
informáticas como la indización automática y la recuperación de la información
almacenada en ordenadores mediante el lenguaje natural.
Este análisis se
realiza persiguiendo un fin práctico: recuperar la información que no es una
tarea simplemente rutinaria, ni tan sencilla como resulta al parecer para
algunos usuarios que desconocen cuanto trabajo previo ha habido que realizar
para que la persona o la organización obtenga la documentación que
necesita.
3. Fases del Análisis Documental
3.1. Análisis formal
Es aquel que
reúne en si todos los elementos objetivos posibles del documento:
tipo, autor, título, editorial, fecha, número de páginas, idioma original,
etcétera.
Comprende un
análisis externo del documento que extrae aquellos datos que lo distinguen
típicamente de los demás. La descripción o informe que se genera con el
análisis de contenido, revelará características peculiares, en
dependencia de la tipicidad del documento.
En esta fase, se
logra identificar y controlar los documentos mediante su selección y
clasificación en una colección determinada. Se realiza en dos
operaciones procesales básicas: catalogación
y descripción documentales.
La catalogación pretende
establecer la lista de
documentos que componen una
colección. Es decir, se considera aquí un instrumento de
comunicación entre la colección y los usuarios, por lo que la catalogación
se ocupa de diseñar las formas de acceso o puntos de entrada para los documentos
asignados por clasificación previa a una dimensión espacial o virtual de
la institución u órgano correspondiente. Otra función que cumplen es facilitar
la importante tarea de recuperación de información por causales tales como: pérdida,
deterioro, adulteración, extinción física (incendio, accidente, sustracción),
otras.
La descripción documental es la operación por la cual
se expone el contenido del documento, en función de sus características formales y externas, como el
autor, el título, el lugar de edición, el editor, el año de publicación, las características
físicas, etc.
Se trata de una
operación que debe estar sujeta a normas estrictas de la más amplia extensión
posible con el objeto de que los registros resultantes puedan ser manejados por los usuarios.
Las normas de
catalogación más extendidas son las ISBD (International Standard Bibliographic
Description) y las Normas de Catalogación Angloamericanas, entre ellas las
normas de la Asociación de Psicología Americana (APA).[2]
El análisis
de contenido es aquella operación de rango intelectual, casi
automática para el profesional avezado, según la cual se describe aquello de lo
cual trata el documento y cuyos productos resultantes son: la
clasificación, la indización y la condensación (reseña, resumen, informe
ejecutivo o síntesis).
La indización tiene
el propósito de representar el contenido del documento y tiene dos componentes:
analizar el contenido para seleccionar los conceptos que pueden representar el
contenido y la traducción de estos contenidos al lenguaje documental
utilizado por el sistema.
Este proceso se
ha realizado de forma automática, pero no se pueden lograr los mismos
resultados en la localización de la información que cuando lo realiza un
bibliotecario, pues esta tarea requiere de un proceso intelectual y de análisis
que no puede ser logrado por la computadora convencional.
La indización y
la condensación se diferencian en cuanto al lenguaje utilizado. En la condensación se
emplea el lenguaje natural, es decir, aquél en el que está escrito el documento
resumido pues consiste en la contracción de las ideas expuestas en el
contenido del cual trata el documento. Ello, permite al usuario identificar si
el texto del documento va contener la información que necesita sin
obligarse a leerlo con mayor inversión de tiempo o de forma completa.
En la indización
se trabaja generalmente con el lenguaje documental, que es un lenguaje
artificial, creado con el objeto de traducir la información contenida en los
documentos, haciéndola más accesible y recuperable por diferentes personas,
este lenguaje no debe tener ambigüedades.
Los términos con
los que se ha indizado el documento deben ser los mismos que se usen cuando se
pregunte a los sistemas para recuperar la información.
Cuando se va a
realizar una búsqueda en una base de datos es necesario revisar las
herramientas lingüísticas de la misma, en este caso las bases ofrecen
mayoritariamente acceso a sus índices de descriptores de esta forma podemos
traducir el lenguaje del usuario al de la base de datos. En muchos casos los
usuarios desconocen la forma en que se conoce en el universo de la
información el tema sobre el que investiga y con la ayuda de esta listado de
términos logramos llegar al que se necesita para hacer una recuperación
verdaderamente efectiva.
Con este proceso
además de darle lo que necesita le hemos aportado un conocimiento más sobre el
tema para continuar la localización de la información.
La clasificación
es un conjunto ordenado de conceptos que se presentan distribuidos
sistemáticamente en clases conformando una estructura. La
organización sistemática de los libros y de cualquier tipo de
documento en los estantes o en los índices y catálogos ha sido una de las
formas más útiles para los lectores que buscan una información definida. Este
principio que se ha mantenido en Internet apareciendo en los portales que,
efectivamente, clasifican sitios web en sus directorios. La clasificación
representa el documento y la rama del conocimiento a la que pertenece esta
materia o sea la clasificación permite ordenar el conocimiento función importantísima
para la recuperación de la información. Las clasificaciones más extendidas en
el mundo son la CDU (Clasificación Decimal Universal), la Clasificación Decimal
Dewey y la LCC (Clasificación de la Biblioteca del Congreso de Washington)
El análisis
documental implica el conocimiento del documento, el análisis, la
síntesis, representación y recuperación.
Del análisis
documental se derivan productos informativos con son las bases de datos
bibliográficas que contienen un gran número de registros y permiten la
recuperación de información de forma muy rápida y eficiente y nos conducen a
las páginas de las fuentes primarias que contienen el texto completo.
4. Recuperación de Información
El
término recuperación de información surge con la introducción de
la Ciencia de la Información que integra la teoría y el proceso de
trabajo práctico documental con otras ciencias como la cibernética la
informática y la comunicación.
Para la
realización de esta tarea es necesario contar con un personal altamente
capacitado en el uso de los sistemas de recuperación de información para que
los usuarios queden plenamente satisfechos en su búsqueda.
En la
actualidad, con el surgimiento de INTERNET se enfrenta un gran problema para
efectuar la recuperación de la información y no es más que el resultado de la
falta de un procesamiento previo de la información disponible, además de que
esta es una herramienta de comunicación muy dinámica, constantemente
aparecen nuevos sitios, nuevos buscadores, muchas veces especializados por
temáticas.
Se considera que
de la recuperación a través de Internet, hay que detenerse pues navegar, usar
correo electrónico puede hacerlo cualquiera, pero recuperar información de
claridad y pertinente al usuario no lo puede hacer cualquiera. Pienso que
hay que tener experiencia, hay que ir al detalle cada vez que nos aparece un
nuevo buscador, hay que crear favoritos que se conviertan en verdaderos
directorios temáticos, para acceder a las revistas a texto completo, a las
bases de datos online, sobre todo esto es importante para aquellos que no
tienen recursos para suscribirse a bases de datos.
La tareas de
organización y recuperación son actividades conscientes por lo que cada vez es
más importante la presencia del trabajador de la información no solo dentro de
la biblioteca, sino también durante el diseño de los sitios web y en las
empresas para apoyar la toma de decisiones adecuadas, pues la información
se ha convertido en un recurso propio de cualquier organización y se hacen
continuas referencias al valor de la gestión de información como
factor crítico del éxito.
En las empresas
o instituciones es frecuente encontrar documentación variada y muchas
veces de carácter confidencial, por lo que la recuperación de este tipo de
fuentes documentales es una tarea que va más allá de las actividades propias de
los archiveros y documentalistas y se convierte más bien un trabajo de
detectives y recopiladores de documentos. Además de recopilar la información,
es necesario crear formatos adecuados para la organización en cuestión,
que permitan organizar y actualizar los datos, así como recuperarlos en el
momento que sea preciso para facilitar la toma de decisiones por los órganos o
cargos ejecutivos.
Dentro del ciclo
de la información, el análisis documental está indisolublemente ligado a la
búsqueda y recuperación de la información. Para lograr ofrecer un
servicio o un producto informativo de calidad es necesario haber
cumplido estas etapas con el rigor, la calidad, exhaustividad y profundidad
necesarios. No debe verse jamás el servicio y recuperación como algo
independiente del procesamiento.
Como plantea
Dolores Vizcaya en su libro Información Procesamiento de Contenido, "ha llegado la hora de tomar
conciencia de que muy poco podrá hacerse en gerencia, marketing o
reingeniería de la actividad de información, si no se cuenta con una
sólida preparación en el llamado procesamiento de la información, que permita
crear, utilizar y desarrollar estructuras lingüísticas capaces de
soportar, con las características propias que esta actividad demanda, el caudal
de información con el que obligadamente tiene que trabajar una pequeña
biblioteca como la del municipio más pequeño de cualquier país o una gran
empresa como cualquier empresa transnacional".
Los
especialistas del área deben meditar sobre estas cuestiones porque es usual que
muchos apasionados con la automatización y las nuevas tecnologías, se
alejen de las tareas de procesamiento y se preocupen por utilizar las
herramientas lingüísticas inclusive durante el uso y explotación de las bases
de datos.
En otras
ocasiones, ignoran la existencia de sus índices (o indicativos) haciendo las
más disímiles combinaciones de palabras, trabajo que pudiera evitarse.
Es necesario
estudiar las necesidades de los usuarios de la información (interna o des
servicio al cliente externo) para que estos estén representados en los sistemas
de recuperación de información y en los lenguajes documentales porque es en
función de satisfacer sus demandas informativas que trabajamos.
Delgado
Domínguez, Adelaida. Contenidos [en línea]. [Islas Baleares]:
Universidad de Islas Baleares.<
http://dmi.uib.es/people/adelaida/tice/M2cont.html> [Consulta: 5 enero 2001]
Del Valle
Gastaminza, Félix. Análisis
Documental [en línea].
[Madrid]: Universidad Complutense de Madrid, Curso 2000-2001. <www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle.htm>
[Consulta: 7 enero 2001]
García
Gutiérrez, Antonio. Elementos
de lingüistica en sistemas de información y documentación [en línea] Revista Latina de Comunicación Social número 7, de julio de
1998; La Laguna (Tenerife). <http://www.lazarillo.com/latina/a/66ant.htm> [Consulta: 7 enero 2001]
López Carreño,
Rosana. El tesauro como
herramienta en la optimización de la gestión de la documentación administrativa [en línea]. [España]: Universidad
de Murcia.<http://www.um.es/~gliweb>[Consulta:
7 enero 2001]
Jiménez
Rodríguez, José E. Consideraciones
sobre la indización en las bibliotecas universitarias españolas. [en línea]
[España]: Universidad del País Vazco
<http://www.florida-uni.es/~fesabid98/Comunicaciones/j elias.htm>
[Consulta: 21 enero 2001]
Vizcaya,
Dolores. Información:
Procesamiento de Contenido. Argentina: Paradigma Ediciones, 1997.
p.187.
[1] Lic. Isabel A. Solís
Hernández. Licenciada en
Información Científico Técnica y Bibliotecología, graduada en la Universidad de
La Habana. Especialista en Información de la Biblioteca Nacional de Ciencia y
Técnica, del IDICT.
[2] Caso aparte merece la estimación de
estas normas para el registro de fuentes de información por cuanto no es la
Asociación de Psicología Americana, no es la autoridad académica competente en
la materia en idioma español.
